- A primeira coisa a fazer é organizar uma votação para eleger a melhor data e horário. Para isso é aconselhável usar a ferramenta Doodle.
- Enviar o link gerado pelo doodle - ou algum outro mecanismo - para a lista do spg-l avisando o prazo de encerramento da votação.
- Findo o prazo da votação, reservar a sala, de preferência o anfiteatro ou o auditório, dependendo do número de pessoas.
- Solicitar dos possíveis apresentadores informações como o tema da apresentação e a duração desejável.
- Montar uma página no twiki com: agenda, participantes e informações sobre local do evento (mapas, dicas de como chegar, etc).
- Verificar com o departamento financeiro do CIn hotéis com tarifas promocionais para os participantes de fora.
- Organizar Coffe Break: café, adoçante, bolachas, guardanapos, etc. Pedir ao suporte do CIn: água e copos.
- Verificar com o suporte do CIn como os participantes de fora teão acesso a internet do CIn.
- Organizar no Twiki uma página com possíveis caronas para participantes de fora.
- Enviar email para todos (grad-l@cinNOSPAM.ufpe.br) informando data, horário e quais os temas e autores das apresentações.
- Colocar na portaria do CIn lista com participantes de fora para agilizar a entrada nos dias do evento.
- Colocar sinalizacao para as salas nos dias do evento.
- Programar possíveis saídas para almoço/jantar.
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